Einkauf

Das Berufsbild

Was macht man im Einkauf?

Im Einkauf wird alles beschafft, was ein Betrieb zum Arbeiten braucht: Stahlbleche und Elektronikbauteile in der Industrie, Lebensmittel und Textilien im Handel, Büromaterial, IT-Dienstleistungen oder Reinigungsaufträge in Verwaltungen. Der Alltag teilt sich grob in zwei Bereiche. Der operative Einkauf bestellt laufend nach, prüft Auftragsbestätigungen, verfolgt Liefertermine und klärt Reklamationen, wenn Ware falsch, beschädigt oder zu spät kommt. Der strategische Einkauf schaut weiter nach vorn: Er vergleicht Angebote, sucht neue Lieferanten, bewertet deren Zuverlässigkeit, schließt Rahmenverträge und verhandelt Preise, Zahlungsziele und Lieferbedingungen. Ein großer Teil der Arbeit findet am Bildschirm in Warenwirtschafts- oder ERP-Systemen wie SAP statt, dazu kommen Telefonate, E-Mails und Abstimmungen mit Produktion, Lager, Qualitätssicherung und Buchhaltung. Bei internationalen Lieferanten gehören Zollfragen, Wechselkurse und Verhandlungen auf Englisch dazu. Im öffentlichen Dienst bestimmt das Vergaberecht den Ablauf: Ausschreibungen müssen formal korrekt vorbereitet und dokumentiert werden.

Wie wird man Einkäuferin oder Einkäufer?

Einen eigenen Ausbildungsberuf mit diesem Namen gibt es nicht. Der häufigste Weg führt über eine kaufmännische Ausbildung, etwa als Industriekauffrau oder Industriekaufmann, Kaufmann für Groß- und Außenhandelsmanagement oder Kaufmann für Büromanagement. Die Ausbildung dauert in der Regel drei Jahre, danach steigen viele über die Sachbearbeitung im Einkauf ein. Für strategische Aufgaben verlangen Unternehmen zunehmend ein Studium der Betriebswirtschaft, des Wirtschaftsingenieurwesens oder einen Studiengang mit Schwerpunkt Einkauf und Logistik. Wer bereits im Beruf steht, kann sich über die IHK zur Fachkauffrau oder zum Fachkaufmann für Einkauf und Logistik weiterbilden. Quereinstiege kommen vor, vor allem aus der Logistik, dem Vertrieb oder aus technischen Berufen, wenn Fachwissen über bestimmte Materialien gefragt ist.

Was der Beruf verlangt

Die Arbeit ist überwiegend sitzend und findet zu regulären Bürozeiten statt, Homeoffice ist in vielen Betrieben teilweise möglich. Belastend ist vor allem der Druck von zwei Seiten: Die Geschäftsleitung erwartet niedrigere Kosten, die Produktion braucht das Material sofort. Wenn Lieferketten stocken, Rohstoffpreise steigen oder ein Lieferant ausfällt, landet das Problem im Einkauf, oft mit kurzer Frist und hoher Hektik. Verhandlungen erfordern Hartnäckigkeit und die Bereitschaft, Konflikte auszuhalten, ohne Geschäftsbeziehungen zu beschädigen. Wer ungern mit Zahlen, Tabellen und Verträgen arbeitet, wird sich schwertun. Die Verantwortung für hohe Summen und die Pflicht zu sauberer Dokumentation, auch wegen Compliance-Regeln, verlangen Genauigkeit. In international aufgestellten Unternehmen kommen Dienstreisen und Telefonate zu ungewohnten Zeiten hinzu.

Aussichten

Fachkräfte im Einkauf werden in nahezu allen Branchen gebraucht, besonders in Industrie, Handel und öffentlicher Verwaltung. Seit den Lieferengpässen der vergangenen Jahre hat der Einkauf in vielen Unternehmen an Gewicht gewonnen, Themen wie Lieferkettensicherheit, Nachhaltigkeit und das Lieferkettengesetz schaffen neue Aufgaben. Gleichzeitig werden einfache Bestellvorgänge zunehmend automatisiert, was rein operative Tätigkeiten unter Druck setzt. Gute Chancen haben Beschäftigte, die sich auf Warengruppen spezialisieren, Datenanalyse beherrschen oder Vergaberecht kennen. Entwicklungswege führen in den strategischen Einkauf, zur Einkaufsleitung, in das Lieferantenmanagement oder in die Supply-Chain-Steuerung.

Aufgaben

• Bestellungen im ERP-System anlegen und Liefertermine überwachen
• Angebote einholen und nach Preis, Qualität und Lieferzeit vergleichen
• Preise, Zahlungsziele und Lieferbedingungen mit Lieferanten verhandeln
• Rahmenverträge vorbereiten und abschließen
• Reklamationen bei fehlerhafter oder verspäteter Ware klären
• Lieferanten bewerten und neue Bezugsquellen suchen
• Bedarfe mit Produktion, Lager und Fachabteilungen abstimmen
• Ausschreibungen nach Vergaberecht vorbereiten und dokumentieren

Voraussetzungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder wirtschaftliches Studium
• Sicherer Umgang mit Tabellenkalkulation und ERP-Systemen wie SAP
• Gutes Englisch, in internationalen Unternehmen oft verhandlungssicher
• Verhandlungsgeschick und Durchsetzungsvermögen
• Zahlenverständnis und genaue Arbeitsweise
• Belastbarkeit bei Termindruck und kurzfristigen Lieferproblemen

Der Weg in den Beruf

Üblich ist eine dreijährige duale Ausbildung, etwa als Industriekaufmann oder Kauffrau für Groß- und Außenhandelsmanagement, mit anschließendem Einstieg in die Einkaufssachbearbeitung. Alternativ führt ein Bachelorstudium in Betriebswirtschaft oder Wirtschaftsingenieurwesen von meist drei bis dreieinhalb Jahren direkt in den strategischen Einkauf. Berufserfahrene können sich berufsbegleitend in rund ein bis zwei Jahren zum Fachkaufmann für Einkauf und Logistik (IHK) weiterbilden.

Wo man arbeitet

• Industriebetriebe, etwa Maschinenbau, Automobil- und Elektroindustrie
• Groß- und Einzelhandelsunternehmen
• Öffentliche Verwaltungen und Behörden
• Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen
• Bau- und Handwerksunternehmen
• Logistik- und Dienstleistungsunternehmen