HR Payroll

Das Berufsbild

Was macht eine Fachkraft für HR Payroll?

Im Mittelpunkt steht die monatliche Entgeltabrechnung. Payroll-Fachkräfte erfassen Stammdaten neuer Beschäftigter, pflegen Änderungen wie Gehaltserhöhungen, Steuerklassenwechsel oder Elternzeit ein und übernehmen variable Bestandteile wie Überstunden, Zuschläge, Prämien oder Sachbezüge in das Abrechnungsprogramm. Daraus entstehen die Abrechnungen, die Lohnsteueranmeldung an das Finanzamt und die Beitragsnachweise an die Krankenkassen. Hinzu kommen Meldungen an die Sozialversicherung, Bescheinigungen für Arbeitsagentur und Krankenkassen, die Abrechnung von Minijobs, Werkstudierenden und Betriebsrenten sowie die Prüfung von Pfändungen. Ein Teil des Tages besteht aus Rückfragen: Beschäftigte wollen ihre Abrechnung erklärt haben, die Buchhaltung braucht Auswertungen, Betriebsprüfer der Rentenversicherung fordern Unterlagen an. Gearbeitet wird fast ausschließlich am Bildschirm, mit Programmen wie DATEV, SAP HCM oder Personio.

Wie wird man Fachkraft für HR Payroll?

Einen eigenen Ausbildungsberuf mit diesem Namen gibt es nicht. Häufig ist eine kaufmännische Ausbildung der Ausgangspunkt, etwa als Steuerfachangestellte, Personaldienstleistungskaufmann oder Kauffrau für Büromanagement. Danach folgt meist eine berufsbegleitende Weiterbildung, zum Beispiel zur Fachkraft für Lohn und Gehalt mit IHK-Zertifikat oder zum Geprüften Personalfachkaufmann. Auch Absolventinnen und Absolventen von Studiengängen in Betriebswirtschaft oder Personalmanagement steigen ein, brauchen aber in der Regel eine praktische Einarbeitung in die Abrechnung. Quereinstieg ist verbreitet, vor allem aus der Buchhaltung oder Personalsachbearbeitung, setzt aber Bereitschaft zu intensivem Lernen von Steuer- und Sozialversicherungsrecht voraus.

Was der Beruf verlangt

Die Arbeit folgt einem festen Monatsrhythmus mit harten Fristen. Rund um den Abrechnungsschluss und die Fälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge entsteht Zeitdruck, Überstunden sind in diesen Tagen keine Ausnahme. Besonders belastend ist der Jahreswechsel, wenn neue Beitragssätze, Grenzwerte und Gesetzesänderungen umgesetzt werden müssen. Fehler fallen sofort auf, weil sie das Geld der Beschäftigten betreffen, und können Nachzahlungen oder Ärger bei Prüfungen nach sich ziehen. Das verlangt Genauigkeit, Konzentration über lange Strecken und die Fähigkeit, sich ständig in neue Regelungen einzuarbeiten. Der Umgang mit Gehältern, Krankheitsdaten und Pfändungen erfordert absolute Verschwiegenheit. Wer abwechslungsreiche Tätigkeiten mit viel Bewegung sucht, wird den Arbeitsalltag als eintönig empfinden. Positiv ist, dass die Arbeitszeiten außerhalb der Stoßzeiten planbar sind und Homeoffice in vielen Betrieben möglich ist.

Aussichten

Die Nachfrage ist hoch und stabil, weil jedes Unternehmen mit Beschäftigten abrechnen muss und erfahrene Fachkräfte knapp sind. Steuerkanzleien, Konzerne und externe Abrechnungsdienstleister suchen gleichermaßen. Digitalisierung und Automatisierung verändern die Arbeit, etwa durch elektronische Meldeverfahren und Schnittstellen zur Zeiterfassung, ersetzen das Fachwissen aber nicht. Entwicklungswege führen zur Teamleitung Payroll, in die Personalleitung, in die Beratung bei Softwareanbietern oder in die Implementierung von Abrechnungssystemen. Mit Kenntnissen in internationaler Abrechnung oder in SAP steigen die Chancen auf besser bezahlte Stellen deutlich.

Aufgaben

• Monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellen und prüfen
• Personalstammdaten anlegen und Änderungen einpflegen
• Meldungen an Sozialversicherungsträger übermitteln
• Lohnsteueranmeldungen und Beitragsnachweise erstellen
• Pfändungen, Sachbezüge und Zuschläge berechnen
• Bescheinigungen für Krankenkassen und Arbeitsagentur ausstellen
• Rückfragen von Beschäftigten zur Abrechnung beantworten
• Betriebsprüfungen der Rentenversicherung vorbereiten und begleiten

Voraussetzungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbares Studium
• Kenntnisse im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht, oft durch Weiterbildung nachgewiesen
• Sicherer Umgang mit Abrechnungssoftware wie DATEV oder SAP HCM
• Genauigkeit und Zahlenverständnis
• Verschwiegenheit im Umgang mit vertraulichen Daten
• Belastbarkeit bei festen Fristen

Der Weg in den Beruf

Üblich ist eine dreijährige kaufmännische Ausbildung, etwa als Steuerfachangestellte oder Personaldienstleistungskaufmann, gefolgt von einer berufsbegleitenden Weiterbildung zur Fachkraft für Lohn und Gehalt (IHK-Zertifikat, meist wenige Monate) oder zum Geprüften Personalfachkaufmann (rund ein bis zwei Jahre). Alternativ führt ein Studium in Betriebswirtschaft oder Personalmanagement mit anschließender Einarbeitung in die Abrechnung in den Beruf.

Wo man arbeitet

• Personalabteilungen mittlerer und großer Unternehmen
• Steuerberatungskanzleien
• Externe Abrechnungsdienstleister
• Öffentliche Verwaltung
• Softwarehäuser für Personalsoftware