Kaufmann/-frau für Büromanagement

Das Berufsbild

Was macht ein Kaufmann oder eine Kauffrau für Büromanagement?

Der Beruf bündelt die Verwaltungsarbeit, die in fast jedem Betrieb anfällt. Dazu gehören E-Mails und Post bearbeiten, Anrufe annehmen, Termine koordinieren und Besprechungen vorbereiten. Ein großer Teil der Arbeit läuft am Computer: Briefe und Protokolle schreiben, Tabellen pflegen, Daten in Verwaltungs- oder ERP-Programme eingeben. Hinzu kommen kaufmännische Aufgaben wie Rechnungen prüfen und schreiben, Zahlungseingänge kontrollieren, Büromaterial bestellen und Angebote vergleichen. In vielen Stellen gehören auch Personalaufgaben dazu, etwa Urlaubs- und Krankmeldungen erfassen, Arbeitszeiten dokumentieren oder Bewerbungsunterlagen verwalten. In Schulen, bei Bildungsträgern, Wohlfahrtsverbänden und sozialen Einrichtungen kommen Teilnehmer- und Klientenverwaltung, Abrechnungen mit Kostenträgern, Fördermittelanträge und der Kontakt zu Eltern, Behörden oder Angehörigen hinzu. Welche Schwerpunkte überwiegen, hängt stark vom Arbeitgeber ab.

Wie wird man Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement?

Der übliche Weg ist eine duale Ausbildung von drei Jahren im Betrieb und an der Berufsschule. Mit Abitur oder guten Leistungen lässt sie sich oft auf zweieinhalb oder zwei Jahre verkürzen. Gesetzlich ist kein Schulabschluss vorgeschrieben, die meisten Betriebe erwarten aber mindestens einen mittleren Schulabschluss. Während der Ausbildung werden zwei Wahlqualifikationen gewählt, zum Beispiel Personalwirtschaft, Assistenz und Sekretariat oder öffentliche Verwaltung. Die Abschlussprüfung legt man vor der IHK oder einer anderen zuständigen Stelle ab. Ein Quereinstieg ist häufig, etwa nach einer anderen Ausbildung oder Familienzeit. Wer mehrere Jahre Büroerfahrung hat, kann über die Externenprüfung den Abschluss nachholen. Umschulungen werden oft von der Arbeitsagentur gefördert und dauern meist zwei Jahre. Auch Teilzeitausbildungen sind möglich.

Was der Beruf verlangt

Die Arbeit ist körperlich leicht, aber sitzend und bildschirmlastig, was auf Dauer Rücken und Augen belastet. Die Arbeitszeiten sind meist regelmäßig und tagsüber, Schicht- oder Wochenenddienst gibt es kaum. Teilzeit ist verbreitet. Belastend sind eher häufige Unterbrechungen durch Telefon, Kollegen und Besucher, Fristen bei Abrechnungen und Abschlüssen sowie die Rolle als Anlaufstelle für alle möglichen Anliegen. Im sozialen Bereich kommen Gespräche mit Menschen in schwierigen Lebenslagen hinzu, die Geduld und Abgrenzung verlangen. Wer gern abwechslungsreich, aber auch sorgfältig und mit Routinen arbeitet, ist hier richtig. Wer Wiederholungen, Formulare und genaue Ablage nicht mag, wird sich schwertun. Die Bezahlung liegt im Mittelfeld kaufmännischer Berufe und steigt ohne Weiterbildung nur langsam.

Aussichten

Der Beruf gehört zu den am häufigsten gewählten Ausbildungsberufen, entsprechend groß ist die Konkurrenz um attraktive Stellen. Gleichzeitig suchen viele Betriebe, Behörden und soziale Träger laufend Verwaltungspersonal. Die Digitalisierung verändert das Berufsbild: Einfache Ablage- und Eingabearbeiten fallen weg, gefragt sind Kenntnisse in Software, Datenschutz und digitalen Abläufen. Aufstiegsmöglichkeiten bieten Weiterbildungen zum Fachwirt für Büro- und Projektorganisation, zum Personalfachkaufmann oder zur Bilanzbuchhalterin. Im öffentlichen Dienst ist der Verwaltungsfachwirt ein üblicher Weg. Mit Erfahrung sind Stellen als Teamassistenz der Geschäftsführung, Büroleitung oder Sachbearbeitung mit eigenem Verantwortungsbereich erreichbar. Auch ein berufsbegleitendes Studium, etwa in Betriebswirtschaft oder Sozialmanagement, ist möglich.

Aufgaben

• E-Mails, Post und Telefonate bearbeiten und weiterleiten
• Termine, Besprechungen und Dienstreisen organisieren
• Rechnungen schreiben, prüfen und Zahlungseingänge überwachen
• Büromaterial und Dienstleistungen bestellen und Angebote vergleichen
• Personalunterlagen, Arbeitszeiten und Krankmeldungen erfassen
• Akten und Daten in Verwaltungsprogrammen pflegen
• Teilnehmer- oder Klientendaten verwalten und mit Kostenträgern abrechnen
• Briefe, Protokolle und Statistiken erstellen

Voraussetzungen

• Meist mittlerer Schulabschluss oder Abitur, gesetzlich nicht vorgeschrieben
• Sicherer Umgang mit Office-Programmen und Tastatur
• Gute Rechtschreibung und sicherer schriftlicher Ausdruck
• Sorgfalt und Organisationstalent
• Freundliches Auftreten am Telefon und im Kundenkontakt
• Verschwiegenheit im Umgang mit Personal- und Klientendaten

Der Weg in den Beruf

Üblich ist eine dreijährige duale Ausbildung mit Abschlussprüfung vor der IHK oder einer anderen zuständigen Stelle, die sich bei guten Leistungen verkürzen lässt. Quereinsteiger können über eine meist zweijährige Umschulung oder die Externenprüfung zum Abschluss kommen.

Wo man arbeitet

• Unternehmen aller Branchen
• Behörden und öffentliche Verwaltung
• Schulen, Hochschulen und Bildungsträger
• Wohlfahrtsverbände und soziale Einrichtungen
• Arztpraxen, Kanzleien und Verbände