Kauffrau/-mann für Büromanagement

Das Berufsbild

Was macht eine Kauffrau oder ein Kaufmann für Büromanagement?

Kaufleute für Büromanagement halten die Verwaltung eines Betriebs am Laufen. Sie bearbeiten Post und E-Mails, nehmen Anrufe entgegen, koordinieren Termine und bereiten Besprechungen vor. Sie schreiben Rechnungen, prüfen Eingangsrechnungen, verbuchen Zahlungen und behalten offene Posten im Blick. Dazu kommen Bestellungen, die Pflege von Kunden- oder Klientendaten, Ablage und Archivierung und oft Aufgaben aus der Personalverwaltung wie Urlaubsplanung, Zeiterfassung oder das Vorbereiten von Unterlagen für die Lohnabrechnung. Bei Bildungsträgern, Schulen, Kitaträgern oder sozialen Einrichtungen gehören Anmeldungen, Teilnehmerlisten, Abrechnungen mit Kostenträgern wie Jobcenter, Jugendamt oder Krankenkasse und die Mitarbeit an Förderanträgen dazu. Gearbeitet wird fast ausschließlich am Computer, mit Office-Programmen und der jeweiligen Verwaltungs- oder Branchensoftware.

Wie wird man Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement?

Der übliche Weg ist eine dreijährige duale Ausbildung im Betrieb und an der Berufsschule, die mit der Prüfung vor der IHK oder der zuständigen Stelle im öffentlichen Dienst endet. Mit Abitur oder guten Leistungen lässt sie sich auf zwei oder zweieinhalb Jahre verkürzen. Ein bestimmter Schulabschluss ist rechtlich nicht vorgeschrieben, die meisten Betriebe erwarten aber die mittlere Reife oder das Abitur. Während der Ausbildung werden zwei Wahlqualifikationen gewählt, etwa Personalwirtschaft, Assistenz und Sekretariat, kaufmännische Steuerung und Kontrolle oder öffentliche Verwaltung. Für Menschen, die umsteigen oder nach einer längeren Pause zurückkehren, gibt es Umschulungen von meist zwei Jahren, häufig gefördert von der Agentur für Arbeit. Wer bereits lange in einem Büro gearbeitet hat, kann unter Umständen ohne Ausbildung zur Externenprüfung zugelassen werden.

Was der Beruf verlangt

Die Arbeit ist sitzend und bildschirmlastig, Verspannungen in Nacken und Rücken sind verbreitet. Die Arbeitszeiten liegen meist tagsüber an Werktagen, Schichtdienst ist selten, und Teilzeit ist in diesem Beruf vergleichsweise leicht zu finden, was ihn für Menschen mit Familienpflichten interessant macht. Belastend sind ständige Unterbrechungen durch Telefon, Kollegen und Besucher, viele Aufgaben gleichzeitig und feste Fristen, etwa zum Monatsabschluss oder zu Abrechnungsstichtagen. Ein Teil der Arbeit ist Routine und wiederholt sich. In sozialen Einrichtungen kommt der Kontakt mit Menschen in schwierigen Lebenslagen hinzu, der Geduld und Abgrenzung verlangt. Gefordert sind Sorgfalt, Zuverlässigkeit, ein sicherer schriftlicher Ausdruck und die Bereitschaft, sich in neue Programme einzuarbeiten. Das Gehalt liegt im Vergleich zu anderen kaufmännischen Berufen eher im mittleren bis unteren Bereich.

Aussichten

Der Beruf gehört zu den am häufigsten gewählten Ausbildungsberufen, und Stellen gibt es in nahezu jeder Branche und Region. Gleichzeitig verändert die Digitalisierung das Tätigkeitsfeld: Datenerfassung, Ablage und einfache Korrespondenz werden zunehmend automatisiert. Gefragt bleiben Fachkräfte, die Software sicher beherrschen, Abläufe verstehen und selbstständig organisieren. Wer weiterkommen will, kann sich zur Fachwirtin oder zum Fachwirt für Büro- und Projektorganisation, zum Wirtschaftsfachwirt, Personalfachkaufmann oder Bilanzbuchhalter weiterbilden. Möglich ist auch ein Studium, etwa in Betriebswirtschaft oder Sozialmanagement. Mit Erfahrung führen Wege in die Assistenz der Geschäftsführung, die Leitung einer Verwaltungsabteilung oder die kaufmännische Leitung einer Einrichtung.

Aufgaben

• Post, E-Mails und Telefonate bearbeiten und weiterleiten
• Termine koordinieren und Besprechungen vorbereiten
• Rechnungen schreiben, Eingangsrechnungen prüfen und Zahlungen verbuchen
• Kunden-, Teilnehmer- oder Klientendaten im System pflegen
• Leistungen mit Kostenträgern abrechnen
• Urlaubslisten, Zeiterfassung und Personalakten führen
• Büromaterial bestellen und Angebote vergleichen
• Dokumente ablegen und archivieren

Voraussetzungen

• Meist mittlere Reife oder Abitur, rechtlich kein Abschluss vorgeschrieben
• Sicherer Umgang mit Office-Programmen und Bereitschaft, neue Software zu lernen
• Gute Rechtschreibung und schriftlicher Ausdruck
• Sorgfalt und Zuverlässigkeit bei Zahlen und Fristen
• Freundlicher, klarer Umgang mit Menschen am Telefon und am Empfang
• Belastbarkeit bei Unterbrechungen und mehreren Aufgaben gleichzeitig

Der Weg in den Beruf

Üblich ist eine dreijährige duale Ausbildung, die bei guten Leistungen oder mit Abitur auf zwei bis zweieinhalb Jahre verkürzt werden kann und mit der Prüfung vor der IHK oder der zuständigen Stelle abschließt. Quereinsteiger können eine meist zweijährige Umschulung mit demselben Abschluss machen.

Wo man arbeitet

• Unternehmen aus Industrie, Handel und Dienstleistung
• Bildungsträger und Schulen
• Wohlfahrtsverbände und soziale Einrichtungen
• Behörden und öffentliche Verwaltung
• Arztpraxen, Kanzleien und Handwerksbetriebe