Notarfachangestellte

Das Berufsbild

Was macht eine Notarfachangestellte?

Notarfachangestellte arbeiten einem Notar oder einer Notarin zu und halten das Notariat organisatorisch und fachlich am Laufen. Ein großer Teil der Arbeit dreht sich um Immobilien: Grundbuchauszüge abrufen, Kaufvertragsentwürfe nach den Angaben der Beteiligten vorbereiten, Grundschulden für Banken entwerfen. Hinzu kommen Testamente, Erbverträge, Vollmachten, Eheverträge sowie Gründungen und Änderungen von Gesellschaften. Nach der Beurkundung beginnt der Vollzug: Anträge beim Grundbuchamt und beim Handelsregister elektronisch einreichen, Genehmigungen und Vorkaufsrechtsverzichte bei Gemeinden anfordern, Löschungsbewilligungen von Banken einholen und den Beteiligten mitteilen, wann der Kaufpreis fällig ist. Notarfachangestellte berechnen die Notarkosten nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz, führen das elektronische Urkundenverzeichnis, verwalten Treuhandgelder auf Anderkonten und sind am Telefon und am Empfang erste Ansprechperson für Mandantschaft, Makler und Banken.

Wie wird man Notarfachangestellte?

Der übliche Weg ist eine dreijährige duale Ausbildung im Notariat mit Berufsschule; die Abschlussprüfung nimmt die Notarkammer ab. Formal ist kein bestimmter Schulabschluss vorgeschrieben, in der Praxis werden meist Bewerberinnen mit mittlerem Schulabschluss oder Abitur eingestellt, mit Abitur ist eine Verkürzung möglich. Die Ausbildung gibt es vor allem in Regionen mit hauptberuflichem Notariat, etwa in Bayern, Rheinland-Pfalz, dem Saarland, Hamburg, Baden-Württemberg, den ostdeutschen Ländern und dem Rheinland. Dort, wo Rechtsanwälte zugleich Notare sind, wird stattdessen meist zur Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten ausgebildet. Quereinstieg ist möglich, etwa aus der Rechtsanwaltsfachangestellten-Ausbildung oder aus Bankberufen, verlangt aber eine längere Einarbeitung ins Grundbuch- und Kostenrecht.

Was der Beruf verlangt

Die Arbeit ist fast vollständig Schreibtischarbeit und verlangt hohe Genauigkeit über viele Stunden. Ein Zahlendreher in einer Flurstücksnummer oder ein vergessener Vollzugsschritt kann für die Beteiligten teuer werden und fällt auf den Notar zurück, der dafür haftet. Viele Vorgänge laufen parallel, Fristen und Rückfragen von Banken und Ämtern müssen im Blick bleiben. Juristische Sprache, Kostenrecht und die verschiedenen elektronischen Systeme der Justiz sind am Anfang schwer zugänglich. Die Arbeitszeiten sind meist regelmäßig und tagsüber, an Monats- und Jahresenden oder bei hohem Immobilienumsatz kann es aber eng werden, und Beurkundungstermine liegen gelegentlich am frühen Abend. Im Kontakt mit Mandanten sind Diskretion und ein ruhiger Umgang mit nervösen oder ungeduldigen Menschen gefragt, etwa bei Erbfällen.

Aussichten

Qualifizierte Notarfachangestellte werden in vielen Regionen dringend gesucht, weil wenig ausgebildet wird und Notariate auf erfahrene Kräfte angewiesen sind, die Vorgänge selbstständig vorbereiten. Die Digitalisierung mit elektronischem Urkundenarchiv und Online-Verfahren im Gesellschaftsrecht verändert die Arbeit, macht die Fachkräfte aber nicht überflüssig. Weiterbildungen führen zur Notarfachwirtin oder zur Bürovorsteherin; in Bayern und der Pfalz bietet die Notarkasse eine eigene Laufbahn bis zum Notarinspektor. Mit Abitur ist zudem ein Jurastudium ein möglicher nächster Schritt.

Aufgaben

• Grundbuchauszüge und Registerauszüge abrufen und auswerten
• Entwürfe für Kaufverträge, Grundschulden, Testamente und Gesellschaftsverträge vorbereiten
• Beurkundungstermine mit den Beteiligten abstimmen
• Anträge beim Grundbuchamt und Handelsregister elektronisch einreichen
• Genehmigungen, Vorkaufsrechtsverzichte und Löschungsbewilligungen einholen
• Notarkosten nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz berechnen
• Urkundenverzeichnis führen und Treuhandgelder auf Anderkonten verwalten
• Anfragen von Mandanten, Maklern und Banken beantworten

Voraussetzungen

• In der Regel mittlerer Schulabschluss oder Abitur
• Sicheres Deutsch in Rechtschreibung und Ausdruck
• Sorgfalt und Konzentration bei Zahlen, Namen und Daten
• Verschwiegenheit und diskreter Umgang mit persönlichen Informationen
• Sicherer Umgang mit Textverarbeitung und Fachsoftware
• Organisationsgeschick bei vielen parallelen Vorgängen

Der Weg in den Beruf

Üblich ist eine dreijährige duale Ausbildung in einem Notariat mit Berufsschulunterricht, die mit der Prüfung vor der Notarkammer abschließt. Mit Abitur oder guten Leistungen lässt sich die Ausbildung verkürzen. Danach führen Weiterbildungen zur Notarfachwirtin oder Bürovorsteherin.

Wo man arbeitet

• Notariate im hauptberuflichen Notariat
• Kanzleien von Anwaltsnotaren
• Notarkasse und Ländernotarkasse
• Grundbuch- und Immobilienabteilungen von Banken
• Rechtsabteilungen von Wohnungs- und Immobilienunternehmen