Vorstandsassistenz

Das Berufsbild

Was macht eine Vorstandsassistenz?

Eine Vorstandsassistenz arbeitet direkt für ein oder mehrere Vorstandsmitglieder und sorgt dafür, dass deren Arbeitstag funktioniert. Dazu gehört das Führen eines oft überfüllten Kalenders, das Planen von Dienstreisen mit Flügen, Hotels und Fahrdiensten sowie das Vorsortieren von E-Mails und Post. Ein großer Teil der Arbeit dreht sich um Gremien: Vorstandssitzungen, Aufsichtsratssitzungen und Hauptversammlungen müssen vorbereitet werden. Das heißt Unterlagen von Fachabteilungen einsammeln, Fristen nachhalten, Präsentationen formatieren, Protokolle schreiben und Beschlüsse nachverfolgen. Hinzu kommen Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, die Betreuung von Gästen und Geschäftspartnern und das Recherchieren von Informationen für Gespräche. In vielen Unternehmen übernimmt die Assistenz auch kleinere Projekte, etwa die Organisation einer Führungskräftetagung. Sie ist Ansprechperson für Abteilungen, die etwas vom Vorstand brauchen, und entscheidet oft mit, was wann auf dessen Tisch landet.

Wie wird man Vorstandsassistenz?

Einen festgelegten Ausbildungsweg gibt es nicht. Die meisten kommen über eine kaufmännische Ausbildung, häufig als Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement, Industriekauffrau oder Bankkaufmann, und sammeln danach einige Jahre Erfahrung als Team- oder Bereichsassistenz. Verbreitet sind Weiterbildungen zur geprüften Management-Assistenz oder zur Fachwirtin für Büro- und Projektorganisation bei der IHK. Ein Teil der Stelleninhaber hat ein Studium abgeschlossen, etwa Betriebswirtschaft, Sprachen oder International Management, was vor allem in Konzernen zunehmend erwartet wird. Ein direkter Einstieg nach der Schule ist praktisch ausgeschlossen, weil Vorstände auf Erfahrung und Vertrauen setzen. Quereinsteigerinnen aus Hotellerie, Eventmanagement oder Kanzleien haben Chancen, wenn sie Organisationstalent und sehr gutes Englisch mitbringen.

Was der Beruf verlangt

Die Arbeitszeiten richten sich nach dem Vorstand und nicht nach festen Bürozeiten. Frühe Termine, späte Sitzungen und Anfragen am Wochenende kommen vor, vor Hauptversammlungen oder bei Krisen häufig. Erreichbarkeit wird oft stillschweigend erwartet. Die Assistenz hat Zugang zu vertraulichen Informationen über Personal, Zahlen und Strategie und muss absolut verschwiegen sein. Schwer fällt vielen der ständige Wechsel zwischen Aufgaben und der Druck, Fehler zu vermeiden, die auf höchster Ebene sichtbar werden. Die Zusammenarbeit hängt stark von der Persönlichkeit des Vorgesetzten ab: Mit einem anspruchsvollen oder launischen Vorstand kann die Stelle sehr belastend sein. Wechselt der Vorstand, steht manchmal auch die Assistenz zur Disposition. Anerkennung für reibungslose Abläufe bleibt oft aus, weil gute Organisation unsichtbar ist.

Aussichten

Vorstandsassistenzen werden in Konzernen, großen Mittelständlern, Banken, Versicherungen und Verbänden gebraucht. Die Zahl der Stellen ist begrenzt, da jedes Unternehmen nur wenige Vorstände hat, und gute Positionen werden häufig über Kontakte oder Personalberatungen besetzt. Digitale Werkzeuge übernehmen Routine wie Terminabstimmung zunehmend, die koordinierenden und vertraulichen Aufgaben bleiben aber gefragt. Entwicklungswege führen in die Leitung eines Vorstandsbüros, in das Gremienmanagement, in die Rolle einer Referentin oder eines Chief of Staff oder in die Unternehmenskommunikation. Mit Studium ist auch der Wechsel in Projekt- oder Fachfunktionen möglich.

Aufgaben

• Termine und Kalender des Vorstands planen und abstimmen
• Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen vorbereiten und Protokoll führen
• Dienstreisen buchen und Reisekosten abrechnen
• Korrespondenz auf Deutsch und Englisch verfassen
• Unterlagen und Präsentationen aus Fachabteilungen zusammenstellen
• Beschlüsse und Aufgaben nachverfolgen
• Gäste und Geschäftspartner empfangen und betreuen
• Informationen für Gespräche und Entscheidungen recherchieren

Voraussetzungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium
• Mehrjährige Erfahrung als Assistenz, meist auf Bereichs- oder Geschäftsführungsebene
• Verhandlungssicheres Englisch, oft eine weitere Fremdsprache
• Sehr sicherer Umgang mit Office-Programmen
• Verschwiegenheit und diplomatisches Auftreten
• Belastbarkeit und Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten

Der Weg in den Beruf

Üblich ist eine dreijährige kaufmännische Ausbildung, etwa als Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement, gefolgt von mehreren Jahren Berufserfahrung als Assistenz. Häufig kommt eine berufsbegleitende IHK-Weiterbildung zur geprüften Management-Assistenz hinzu, die je nach Form ein bis zwei Jahre dauert. Alternativ führt ein Bachelorstudium von drei bis vier Jahren mit anschließender Assistenzerfahrung in den Beruf.

Wo man arbeitet

• Konzernzentralen von Industrieunternehmen
• Banken und Versicherungen
• Große mittelständische Unternehmen
• Verbände und Stiftungen
• Öffentliche Unternehmen und Körperschaften