Auszubildende Kaufmann für Büromanagement

Das Berufsbild

Was machen Kaufleute für Büromanagement?

Kaufleute für Büromanagement halten den Betrieb eines Büros am Laufen. Sie beantworten E-Mails und Anrufe, schreiben Briefe und Angebote, legen Akten an und pflegen Kundendaten. Sie prüfen Eingangsrechnungen, schreiben Ausgangsrechnungen, verfolgen Zahlungen und mahnen säumige Kunden. Dazu kommen Termine koordinieren, Besprechungen und Dienstreisen vorbereiten, Büromaterial bestellen und Protokolle führen. Je nach Betrieb liegt der Schwerpunkt anders: In einem Handwerksbetrieb erledigt eine Person oft alles vom Auftrag bis zur Lohnabrechnung, in einem Konzern oder einer Behörde arbeitet man eher in einer Abteilung wie Personal, Einkauf, Vertrieb oder Rechnungswesen. Gearbeitet wird fast durchgehend am Computer mit Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und kaufmännischer Software.

Wie wird man Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement?

Der Weg führt über eine duale Ausbildung im Betrieb und an der Berufsschule, die in der Regel drei Jahre dauert. Mit Abitur oder guten Leistungen lässt sie sich auf zweieinhalb oder zwei Jahre verkürzen, eine Ausbildung in Teilzeit ist ebenfalls möglich. Ein bestimmter Schulabschluss ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, die meisten Betriebe stellen aber Bewerberinnen und Bewerber mit mittlerem Schulabschluss oder Abitur ein. Die Abschlussprüfung ist gestreckt: Der erste Teil zum informationstechnischen Büromanagement findet etwa in der Mitte der Ausbildung statt, der zweite am Ende. Im Ausbildungsvertrag werden zwei Wahlqualifikationen festgelegt, etwa Personalwirtschaft, Einkauf, Assistenz oder öffentliche Verwaltung. Geprüft wird je nach Ausbildungsbetrieb von der IHK, der Handwerkskammer oder der zuständigen Stelle im öffentlichen Dienst. Für Umsteiger gibt es Umschulungen, die meist über die Arbeitsagentur oder das Jobcenter gefördert werden und rund zwei Jahre dauern.

Was der Beruf verlangt

Die Arbeit ist körperlich leicht, bedeutet aber stundenlanges Sitzen vor dem Bildschirm. Viele Aufgaben wiederholen sich, etwa Rechnungen erfassen oder Daten pflegen, und wer Abwechslung sucht, empfindet das schnell als eintönig. Gleichzeitig wird die Arbeit ständig durch Anrufe, Rückfragen und Kolleginnen unterbrochen, die etwas brauchen. Sorgfalt ist Pflicht, denn ein Zahlendreher in einer Rechnung oder ein vergessener Termin fällt auf. Freundlichkeit am Telefon wird auch dann erwartet, wenn ein Kunde verärgert ist. Die Arbeitszeiten sind meist regelmäßig und tagsüber, oft mit Gleitzeit, Schichtdienst kommt kaum vor. In kleinen Betrieben kann es Phasen mit viel Druck geben, etwa zum Monats- oder Jahresabschluss. In der Ausbildung kommt der Wechsel zwischen Betrieb und Berufsschule hinzu, und für die Prüfungen muss zusätzlich gelernt werden.

Aussichten

Der Beruf gehört zu den am häufigsten gewählten Ausbildungsberufen in Deutschland, entsprechend groß ist die Konkurrenz um Ausbildungsplätze bei bekannten Arbeitgebern und im öffentlichen Dienst. Nach der Ausbildung gibt es in fast jeder Branche und Region Stellen, weil jedes Unternehmen Verwaltung braucht. Gleichzeitig übernimmt Software zunehmend Routinearbeiten wie Belegerfassung und Ablage, wer nur diese Aufgaben beherrscht, hat es künftig schwerer. Gefragt sind Fachkräfte, die sich in Buchhaltung, Personal oder Projektorganisation vertiefen. Weiterbildungen wie Fachwirt für Büro- und Projektorganisation, Personalfachkaufmann, Bilanzbuchhalter oder im öffentlichen Dienst der Verwaltungsfachwirt öffnen den Weg zu verantwortungsvolleren Aufgaben. Auch ein berufsbegleitendes Studium der Betriebswirtschaft ist möglich. Teilzeitstellen sind verbreitet, was den Wiedereinstieg nach einer Elternzeit erleichtert.

Aufgaben

• E-Mails, Briefe und Angebote schreiben und bearbeiten
• Telefonate annehmen und Anfragen von Kunden beantworten
• Eingangsrechnungen prüfen und Ausgangsrechnungen erstellen
• Zahlungseingänge überwachen und Mahnungen schreiben
• Termine, Besprechungen und Dienstreisen planen
• Akten und Kundendaten digital und auf Papier pflegen
• Büromaterial bestellen und Lieferungen kontrollieren
• bei Personalvorgängen wie Urlaubsplanung und Zeiterfassung mitarbeiten

Voraussetzungen

• in der Praxis meist mittlerer Schulabschluss oder Abitur
• sicheres Deutsch in Wort und Schrift
• Grundkenntnisse in Mathematik und Prozentrechnung
• Umgang mit Computer, Textverarbeitung und Tabellenkalkulation
• Sorgfalt und Ordnungssinn
• freundliches Auftreten am Telefon und gegenüber Kunden
• Bereitschaft zu langer Bildschirmarbeit im Sitzen

Der Weg in den Beruf

Üblich ist eine duale Ausbildung von drei Jahren in Betrieb und Berufsschule, die sich mit Abitur oder guten Leistungen auf zwei bis zweieinhalb Jahre verkürzen lässt. Sie endet mit einer gestreckten Abschlussprüfung vor der IHK, der Handwerkskammer oder der zuständigen Stelle im öffentlichen Dienst und dem Abschluss Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement. Für Erwachsene gibt es geförderte Umschulungen von etwa zwei Jahren.

Wo man arbeitet

• Industrie- und Handelsunternehmen
• Handwerksbetriebe
• Behörden und öffentliche Verwaltung
• Arztpraxen, Kanzleien und Dienstleistungsunternehmen
• Verbände, Vereine und gemeinnützige Organisationen
• Bildungseinrichtungen und Krankenhäuser