Verwaltungsfachangestellten

Das Berufsbild

Was macht ein Verwaltungsfachangestellter?

Verwaltungsfachangestellte arbeiten dort, wo Gesetze in Entscheidungen über einzelne Fälle übersetzt werden. In einer Stadtverwaltung kann das heißen, Wohngeldanträge zu prüfen, Gewerbe anzumelden, Personalausweise auszustellen oder Gebührenbescheide zu erstellen. In einer Landes- oder Bundesbehörde geht es eher um Sachbearbeitung im Hintergrund, etwa in der Personalverwaltung, der Haushaltsführung oder bei Förderprogrammen. Typisch ist der Ablauf: Unterlagen sichten, fehlende Nachweise anfordern, die Rechtslage prüfen, einen Bescheid schreiben und die Akte führen. Dazu kommen Telefonate, Sprechzeiten mit Publikumsverkehr, die Beantwortung von Widersprüchen und zunehmend die Arbeit mit Fachverfahren und digitalen Aktensystemen. Je nach Amt liegt der Schwerpunkt im Sozialbereich, im Ordnungsamt, im Bürgerbüro, in der Kämmerei oder im Personalwesen.

Wie wird man Verwaltungsfachangestellter?

Der Regelweg ist eine dreijährige duale Ausbildung. Sie wird in Fachrichtungen angeboten: Bundesverwaltung, Landesverwaltung, Kommunalverwaltung, Kirchenverwaltung sowie Handwerksorganisation und Industrie- und Handelskammern. Der praktische Teil findet in verschiedenen Ämtern des Ausbildungsbetriebs statt, der theoretische in der Berufsschule und häufig zusätzlich in einem Verwaltungsseminar oder Studieninstitut. Inhalte sind unter anderem Verwaltungsrecht, Haushaltsrecht, Personalwesen und Bürgerkommunikation. Die Ausbildung endet mit einer Abschlussprüfung vor der zuständigen Stelle. Viele Ausbildungsbetriebe erwarten einen mittleren Schulabschluss, eingestellt werden aber auch Bewerberinnen mit Abitur. Oft gibt es ein Auswahlverfahren mit Test. Quereinsteiger mit kaufmännischer Ausbildung finden über Fortbildungslehrgänge der Studieninstitute oder eine Umschulung Zugang, müssen sich das Verwaltungsrecht aber gezielt aneignen.

Was der Beruf verlangt

Die Arbeit ist überwiegend Schreibtischarbeit mit festen, meist familienfreundlichen Arbeitszeiten, Gleitzeit und Teilzeitmodellen. Schichtdienst gibt es kaum, Abendtermine etwa bei Ratssitzungen oder Wahlen kommen vor. Belastend sind eher andere Dinge: hohe Fallzahlen bei knapper Personaldecke, Rückstände, die sich aufbauen, und Vorgaben, die sich durch neue Gesetze schnell ändern. Im Publikumsverkehr treffen Beschäftigte auf Menschen in schwierigen Lebenslagen, auf Frust über lange Bearbeitungszeiten und gelegentlich auf Aggressionen. Wer ablehnen muss, braucht eine klare und zugleich freundliche Sprache. Genauigkeit ist zentral, denn Fehler in Bescheiden haben rechtliche Folgen. Wer Abwechslung und schnelle Ergebnisse sucht, empfindet die Abläufe mitunter als zäh und stark geregelt.

Aussichten

Die Nachfrage ist hoch. In den kommenden Jahren gehen viele Beschäftigte des öffentlichen Dienstes in Rente, gleichzeitig wachsen Aufgaben etwa durch Digitalisierung, Zuwanderung und neue Sozialleistungen. Die Arbeitsplätze gelten als sicher, unbefristete Stellen sind verbreitet. Aufstiegsmöglichkeiten bietet vor allem die Fortbildung zum Verwaltungsfachwirt, die für höher eingruppierte Sachbearbeitungs- und Leitungsstellen qualifiziert. Mit Abitur oder Fachhochschulreife ist auch ein Studium der öffentlichen Verwaltung möglich, das in den gehobenen Dienst und auf eine Verbeamtung führt. Spezialisierungen etwa im Personalwesen, im Vergaberecht oder in der Haushaltsführung verbessern die Chancen auf besser bewertete Stellen.

Aufgaben

• Anträge prüfen und fehlende Unterlagen anfordern
• Bescheide und Schreiben nach rechtlichen Vorgaben erstellen
• Bürgerinnen und Bürger in Sprechzeiten und am Telefon beraten
• Akten in Papierform und digitalen Fachverfahren führen
• Gebühren, Beiträge und Zahlungen berechnen und buchen
• Widersprüche bearbeiten und Stellungnahmen vorbereiten
• bei Haushaltsplanung, Personalvorgängen oder Wahlen mitarbeiten

Voraussetzungen

• meist mittlerer Schulabschluss oder Abitur
• gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sorgfalt und Freude am Umgang mit Gesetzestexten
• sicherer Umgang mit Office-Programmen und Fachsoftware
• Belastbarkeit und Gelassenheit im Publikumsverkehr
• Bestehen eines Einstellungstests bei vielen Ausbildungsbetrieben

Der Weg in den Beruf

Üblich ist eine dreijährige duale Ausbildung in einer der Fachrichtungen Bund, Land, Kommune, Kirche oder Kammern, die mit der Abschlussprüfung vor der zuständigen Stelle endet. Bei guten Leistungen kann die Ausbildung verkürzt werden. Danach ist die Fortbildung zum Verwaltungsfachwirt der gängige Weg zu höher bewerteten Stellen.

Wo man arbeitet

• Stadt-, Gemeinde- und Kreisverwaltungen
• Landes- und Bundesbehörden
• kirchliche Verwaltungen
• Industrie- und Handelskammern sowie Handwerkskammern
• Sozialversicherungsträger und Jobcenter