Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement

Das Berufsbild

Was macht eine Kauffrau oder ein Kaufmann für Büromanagement?

Der Beruf bildet das organisatorische Rückgrat vieler Betriebe und Einrichtungen. Der Alltag besteht aus E-Mails beantworten, Telefonate annehmen, Termine koordinieren, Besprechungen vorbereiten und protokollieren. Dazu kommen kaufmännische Vorgänge: Angebote und Rechnungen schreiben, Zahlungseingänge prüfen, Büromaterial bestellen, Belege für die Buchhaltung vorbereiten. In vielen Stellen gehören auch Personalaufgaben dazu, etwa Urlaubsanträge erfassen, Arbeitszeiten pflegen oder Bewerbungsunterlagen verwalten. Bei Bildungsträgern, Schulen und sozialen Einrichtungen kommen typische Verwaltungsaufgaben hinzu: Teilnehmende anmelden, Kursunterlagen vorbereiten, Förderanträge zusammenstellen, mit Ämtern und Kostenträgern korrespondieren. Gearbeitet wird fast ausschließlich am Computer mit Office-Programmen, Datenbanken und branchenspezifischer Software.

Wie wird man Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement?

Der übliche Weg ist eine duale Ausbildung, die drei Jahre dauert und im Betrieb sowie in der Berufsschule stattfindet. Mit Abitur oder guten Leistungen lässt sie sich häufig auf zwei bis zweieinhalb Jahre verkürzen. Rechtlich ist kein bestimmter Schulabschluss vorgeschrieben, in der Praxis stellen Betriebe überwiegend Bewerberinnen und Bewerber mit mittlerer Reife oder Abitur ein. Während der Ausbildung werden zwei Wahlqualifikationen gewählt, zum Beispiel Personalwirtschaft, Assistenz und Sekretariat, Kaufmännische Steuerung und Kontrolle oder Öffentliche Finanzwirtschaft. Die Abschlussprüfung ist gestreckt, der erste Teil findet etwa zur Hälfte der Ausbildung statt. Zuständig ist meist die IHK, im öffentlichen Dienst die jeweilige zuständige Stelle. Wer bereits mehrere Jahre im Büro gearbeitet hat, kann über eine Externenprüfung den Abschluss nachholen; Umschulungen werden oft von der Agentur für Arbeit gefördert.

Was der Beruf verlangt

Die Arbeit ist körperlich leicht, aber einseitig: langes Sitzen und Bildschirmarbeit führen ohne Ausgleich häufig zu Rücken- und Augenbeschwerden. Belastend sind vor allem ständige Unterbrechungen durch Telefon, Kolleginnen und Besucher, während gleichzeitig Fristen eingehalten werden müssen. Ein Teil der Aufgaben ist Routine und wird von manchen als eintönig empfunden. Gefragt sind Sorgfalt, Ordnung und ein sicherer Umgang mit Sprache und Zahlen. Im Kontakt mit Kundschaft, Teilnehmenden oder Ratsuchenden braucht es Geduld und Freundlichkeit, auch wenn das Gegenüber gereizt ist. Die Arbeitszeiten sind meist regelmäßig und liegen tagsüber, Schicht- oder Wochenendarbeit ist selten. Teilzeit ist in diesem Beruf verbreitet und gut umsetzbar, was ihn für Menschen mit Familienaufgaben attraktiv macht. Die Bezahlung liegt im mittleren Bereich und unterscheidet sich stark je nach Arbeitgeber.

Aussichten

Kaufleute für Büromanagement gehören zu den am häufigsten ausgebildeten Berufen in Deutschland. Entsprechend groß ist die Konkurrenz um Ausbildungs- und Arbeitsplätze, zugleich gibt es in fast jeder Branche und Region Stellen. Die Digitalisierung verändert den Beruf deutlich: Ablage, Datenerfassung und einfache Korrespondenz werden zunehmend automatisiert. Gefragt bleiben Fachkräfte, die Abläufe organisieren, Software sicher bedienen und Aufgaben in Buchhaltung, Personal oder Projektarbeit eigenständig übernehmen. Für den Aufstieg gibt es Weiterbildungen wie Fachwirtin oder Fachwirt für Büro- und Projektorganisation, Wirtschaftsfachwirt, Personalfachkaufmann oder Bilanzbuchhalterin. Im öffentlichen Dienst führen Verwaltungslehrgänge zu höher eingruppierten Stellen. Mit Berufserfahrung sind Positionen als Teamassistenz der Geschäftsleitung, Office-Managerin oder Leitung einer Verwaltungsabteilung möglich.

Aufgaben

• E-Mails, Post und Telefonanfragen bearbeiten
• Termine, Besprechungen und Dienstreisen organisieren
• Angebote, Rechnungen und Mahnungen erstellen
• Belege für die Buchhaltung vorbereiten und Zahlungen prüfen
• Personaldaten, Urlaubsanträge und Arbeitszeiten pflegen
• Akten und digitale Ablage führen
• Anmeldungen, Teilnehmerlisten und Kursunterlagen verwalten
• Büromaterial bestellen und Lieferanten koordinieren

Voraussetzungen

• In der Regel mittlere Reife oder Abitur
• Sicherer Umgang mit Office-Programmen und Tastatur
• Gute Rechtschreibung und schriftlicher Ausdruck
• Sorgfalt und Ordnungssinn
• Freundlicher Umgang mit Menschen am Telefon und am Empfang
• Fähigkeit, trotz Unterbrechungen konzentriert zu arbeiten

Der Weg in den Beruf

Üblich ist eine dreijährige duale Ausbildung in Betrieb und Berufsschule, die mit der Abschlussprüfung vor der IHK oder der zuständigen Stelle im öffentlichen Dienst endet. Mit Abitur oder guten Leistungen ist eine Verkürzung auf zwei bis zweieinhalb Jahre möglich. Quereinsteiger können den Abschluss über eine Umschulung oder eine Externenprüfung erwerben.

Wo man arbeitet

• Bildungsträger und Weiterbildungseinrichtungen
• Schulen und Hochschulverwaltungen
• Soziale Einrichtungen und Wohlfahrtsverbände
• Öffentliche Verwaltung
• Unternehmen aus Industrie, Handel und Dienstleistung
• Arztpraxen, Kanzleien und kleinere Büros