Kauffrau / zum Kaufmann für Büromanagement

Das Berufsbild

Was machen Kaufleute für Büromanagement?

Kaufleute für Büromanagement halten den Verwaltungsbetrieb am Laufen. Sie nehmen Anrufe entgegen, beantworten E-Mails, sortieren die Post und leiten Anfragen an die zuständigen Stellen weiter. Sie koordinieren Termine, bereiten Besprechungen vor, schreiben Protokolle und führen digitale und papierne Akten. Dazu kommen kaufmännische Aufgaben: Angebote einholen, Material bestellen, Rechnungen prüfen und buchen, Zahlungseingänge überwachen, Reisekosten abrechnen. In vielen Stellen gehören Personalvorgänge dazu, etwa Urlaubslisten führen, Arbeitszeiten erfassen oder Bewerbungen vorsortieren. In Schulen, Bildungsträgern, Kitas, Pflegediensten oder Wohlfahrtsverbänden kommen eigene Abläufe hinzu: Anmeldungen von Teilnehmenden, Fördermittelabrechnungen, Verwendungsnachweise, Elternkommunikation oder Abrechnungen mit Kostenträgern. Die Arbeit findet fast ganz am Bildschirm statt, mit Office-Programmen, E-Mail und branchenspezifischer Verwaltungssoftware.

Wie wird man Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement?

Der übliche Weg ist eine duale Ausbildung von drei Jahren im Betrieb und an der Berufsschule. Mit Abitur, Fachhochschulreife oder guten Leistungen lässt sie sich oft auf zweieinhalb oder zwei Jahre verkürzen. Gesetzlich ist kein Schulabschluss vorgeschrieben, in der Praxis stellen die meisten Betriebe Bewerberinnen und Bewerber mit mittlerem Abschluss oder Abitur ein. Die Abschlussprüfung findet vor der Industrie- und Handelskammer statt, im öffentlichen Dienst teils vor der zuständigen Stelle der Verwaltung. Während der Ausbildung werden zwei Wahlqualifikationen vertieft, zum Beispiel Personalwirtschaft, Assistenz und Sekretariat oder öffentliche Verwaltung. Ein Quereinstieg ist möglich, etwa über eine Umschulung bei der Agentur für Arbeit oder eine Externenprüfung nach mehrjähriger Berufserfahrung im Büro.

Was der Beruf verlangt

Der Beruf ist körperlich leicht, aber geistig fordernd auf eine eigene Art: Viele Aufgaben laufen gleichzeitig, Unterbrechungen durch Telefon und Kolleginnen sind die Regel, und Fehler bei Rechnungen oder Fristen fallen später auf. Wer ungern lange sitzt oder ständig am Bildschirm arbeitet, wird hier wenig Freude haben. Die Arbeitszeiten sind meist geregelt und liegen tagsüber, Schichtdienst gibt es kaum. Teilzeit ist verbreitet und gut zu bekommen, was den Beruf für Menschen mit Familie attraktiv macht. Der Kontakt mit Publikum kann anstrengend sein, etwa mit verärgerten Kunden, Eltern oder Ratsuchenden. Viele Tätigkeiten sind Routine; wer Abwechslung sucht, muss sich Verantwortung erarbeiten. Die Bezahlung ist solide, aber nicht hoch, und in kleinen Betrieben ohne Tarifbindung oft niedrig.

Aussichten

Büroberufe sind die größte Ausbildungsgruppe in Deutschland, Stellen gibt es in nahezu jeder Branche und Region. Gleichzeitig konkurrieren viele Fachkräfte um gute Stellen. Digitalisierung und Automatisierung übernehmen einfache Aufgaben wie Dateneingabe und Ablage, gefragt bleiben Organisation, Kommunikation und Sachbearbeitung mit Fachwissen. Wer sich spezialisiert, verbessert seine Lage deutlich. Möglich sind Weiterbildungen zum Fachwirt für Büro- und Projektorganisation, zum Personalfachkaufmann, zum Bilanzbuchhalter oder im öffentlichen Dienst der Verwaltungslehrgang II. Mit Fachhochschulreife steht auch ein Studium der Betriebswirtschaft oder des Sozialmanagements offen. Erfahrene Kräfte übernehmen Teamleitungen, Assistenzen der Geschäftsführung oder die Verwaltungsleitung kleinerer Einrichtungen.

Aufgaben

• Telefonate annehmen, E-Mails beantworten und Post bearbeiten
• Termine koordinieren und Besprechungen vorbereiten
• Akten und Datenbanken digital und auf Papier führen
• Angebote einholen, Material bestellen und Rechnungen prüfen
• Zahlungen buchen und Reisekosten abrechnen
• Personalvorgänge wie Urlaubs- und Zeiterfassung bearbeiten
• Anmeldungen, Fördermittel oder Abrechnungen mit Kostenträgern verwalten
• Protokolle, Briefe und Präsentationen erstellen

Voraussetzungen

• In der Praxis meist mittlerer Schulabschluss oder Abitur
• Sicherer Umgang mit Office-Programmen und E-Mail
• Gute Rechtschreibung und sicherer schriftlicher Ausdruck
• Sorgfalt im Umgang mit Zahlen und Fristen
• Organisationsfähigkeit bei vielen parallelen Aufgaben
• Freundlicher, geduldiger Umgang mit Publikum am Telefon und am Schalter
• Bereitschaft zu langer Bildschirmarbeit im Sitzen

Der Weg in den Beruf

Üblich ist eine duale Ausbildung von drei Jahren in Betrieb und Berufsschule, die mit der Abschlussprüfung vor der Industrie- und Handelskammer endet. Mit Abitur oder guten Leistungen ist eine Verkürzung auf zwei bis zweieinhalb Jahre möglich. Erwachsene können über eine Umschulung von meist zwei Jahren oder eine Externenprüfung einsteigen.

Wo man arbeitet

• Unternehmen aller Branchen
• Behörden und kommunale Verwaltungen
• Schulen, Hochschulen und Bildungsträger
• Wohlfahrtsverbände, Pflegedienste und soziale Einrichtungen
• Arztpraxen, Kanzleien und Handwerksbetriebe
• Vereine und Verbände