Lohnbuchhalter

Das Berufsbild

Was macht ein Lohnbuchhalter?

Lohnbuchhalter erstellen die monatlichen Entgeltabrechnungen für die Beschäftigten eines Unternehmens oder, in einer Steuerkanzlei, für mehrere Mandanten. Dazu pflegen sie Stammdaten, erfassen Arbeitszeiten, Überstunden, Zuschläge, Urlaub und Krankheitstage und berechnen daraus Brutto- und Nettobeträge. Sie ermitteln Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer und die Beiträge zu Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung und melden diese elektronisch an Finanzamt und Krankenkassen. Hinzu kommen An- und Abmeldungen bei der Sozialversicherung, Bescheinigungen für Arbeitsagentur oder Krankenkasse, die Bearbeitung von Pfändungen, Dienstwagen, betrieblicher Altersvorsorge und Sachbezügen. Gearbeitet wird fast ausschließlich am Bildschirm mit Programmen wie DATEV, SAP HCM oder Loga. Ein großer Teil des Tages besteht aus Rückfragen: Beschäftigte wollen ihre Abrechnung erklärt haben, die Personalabteilung braucht Auswertungen, Prüfer der Rentenversicherung verlangen Unterlagen.

Wie wird man Lohnbuchhalter?

Einen eigenen Ausbildungsberuf mit diesem Namen gibt es nicht. Der häufigste Weg führt über eine dreijährige kaufmännische Ausbildung, etwa als Steuerfachangestellter, Kaufmann für Büromanagement oder Personaldienstleistungskaufmann. Wer in einer Steuerkanzlei gelernt hat, bringt die Lohnabrechnung oft schon aus der Ausbildung mit. Danach folgt meist eine berufsbegleitende Weiterbildung, zum Beispiel zur Fachkraft für Lohn und Gehalt, als Zertifikatslehrgang bei IHK, DATEV oder privaten Bildungsträgern, oder zum Geprüften Personalfachkaufmann. Quereinsteiger mit kaufmännischer Vorerfahrung schaffen den Wechsel über solche Lehrgänge ebenfalls, brauchen aber in der Regel eine längere Einarbeitung, bis sie Sonderfälle sicher abrechnen.

Was der Beruf verlangt

Die Arbeit folgt einem festen Monatsrhythmus, und der Abrechnungsschluss ist nicht verhandelbar. In den Tagen davor wird es eng, Überstunden sind dann üblich, ebenso zum Jahreswechsel, wenn Lohnsteuerbescheinigungen, Jahresmeldungen und neue Beitragssätze anstehen. Fehler fallen sofort auf, weil sie das Geld anderer Menschen betreffen, und können zu Nachzahlungen bei Prüfungen führen. Das verlangt große Sorgfalt und die Fähigkeit, auch unter Zeitdruck konzentriert zu bleiben. Steuer- und Sozialversicherungsrecht ändern sich jedes Jahr, wer nicht laufend dazulernt, verliert den Anschluss. Der Beruf ist körperlich wenig belastend, aber geprägt von langem Sitzen und Bildschirmarbeit. Viele Stellen erlauben teilweise Homeoffice, in Kanzleien gibt es zudem häufig Teilzeitmodelle, was den Beruf für Menschen nach einer Elternzeit interessant macht. Diskretion ist Pflicht, denn Lohnbuchhalter sehen Gehälter, Krankheitszeiten und Pfändungen aller Beschäftigten.

Aussichten

Die Nachfrage ist hoch und stabil. Lohnabrechnung muss jeden Monat erledigt werden, unabhängig von der Konjunktur, und erfahrene Fachkräfte sind knapp, viele gehen in den nächsten Jahren in Rente. Software automatisiert zwar Routinen, die Prüfung von Sonderfällen, die Beratung und die rechtliche Einordnung bleiben aber Aufgabe von Menschen. Entwicklungsmöglichkeiten bestehen in der Leitung einer Entgeltabteilung, in der Spezialisierung auf internationale Entsendungen oder betriebliche Altersvorsorge, im Wechsel ins Personalwesen oder in die Softwareberatung bei Anbietern von Abrechnungsprogrammen. Mit der Weiterbildung zum Personalfachkaufmann oder einem berufsbegleitenden Studium öffnen sich auch Stellen im HR-Management.

Aufgaben

• Monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellen
• Stammdaten, Arbeitszeiten und Fehlzeiten erfassen und pflegen
• Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge berechnen und abführen
• Meldungen an Krankenkassen, Finanzamt und Berufsgenossenschaft übermitteln
• Bescheinigungen ausstellen und Pfändungen bearbeiten
• Rückfragen von Beschäftigten zur Abrechnung beantworten
• Unterlagen für Betriebsprüfungen der Rentenversicherung vorbereiten
• Jahresabschlussarbeiten wie Lohnsteuerbescheinigungen erledigen

Voraussetzungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise als Steuerfachangestellter
• Weiterbildung im Bereich Lohn und Gehalt, etwa als Fachkraft für Lohn und Gehalt
• Kenntnisse im Lohnsteuer-, Sozialversicherungs- und Arbeitsrecht
• Sicherer Umgang mit Abrechnungssoftware wie DATEV oder SAP HCM
• Sorgfalt, Zahlenverständnis und Belastbarkeit bei festen Fristen
• Verschwiegenheit im Umgang mit vertraulichen Daten

Der Weg in den Beruf

Üblich ist eine dreijährige kaufmännische Ausbildung, am häufigsten als Steuerfachangestellter oder Kaufmann für Büromanagement. Darauf folgt eine berufsbegleitende Weiterbildung zur Fachkraft für Lohn und Gehalt, die je nach Anbieter einige Monate bis ein Jahr dauert und mit einem Zertifikat abschließt. Wer aufsteigen will, macht später die IHK-Prüfung zum Geprüften Personalfachkaufmann.

Wo man arbeitet

• Steuerberatungskanzleien
• Personalabteilungen mittlerer und großer Unternehmen
• Lohnabrechnungsdienstleister
• Öffentlicher Dienst und Verwaltungen
• Wohlfahrtsverbände und Krankenhäuser
• Softwareanbieter für Entgeltabrechnung