Empfangsmitarbeiter

Das Berufsbild

Was macht ein Empfangsmitarbeiter?

Empfangsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter sitzen am Empfangstresen eines Unternehmens, einer Kanzlei, einer Behörde oder eines Bürogebäudes. Sie begrüßen Besucher, prüfen Termine, stellen Besucherausweise aus und melden Gäste bei den zuständigen Personen an. Ein großer Teil des Tages besteht aus Telefonaten: Anrufe annehmen, weiterverbinden, Nachrichten notieren. Dazu kommen Postein- und -ausgang, die Annahme von Paketen und Kurierlieferungen, die Pflege von Besprechungsraumkalendern und die Bewirtung bei Meetings. In vielen Häusern gehören auch einfache Verwaltungsarbeiten dazu, etwa Taxis und Hotels buchen, Schlüssel und Zugangskarten verwalten oder Handwerker und Reinigungsdienste koordinieren. Wo Sicherheit eine Rolle spielt, achten Empfangskräfte darauf, dass nur angemeldete Personen das Gebäude betreten, und kennen die Abläufe im Notfall.

Wie wird man Empfangsmitarbeiter?

Eine eigene Ausbildung gibt es nicht. Viele kommen über eine kaufmännische Ausbildung, meist als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement, die drei Jahre dauert. Ebenfalls verbreitet ist der Weg aus dem Hotelfach, etwa nach einer Ausbildung zur Hotelfachfrau oder zum Hotelfachmann, weil dort Gästebetreuung und Telefonarbeit zum Alltag gehören. Quereinsteiger haben gute Chancen, wenn sie Erfahrung im Kundenkontakt mitbringen, zum Beispiel aus Einzelhandel, Gastronomie oder Callcenter. Gute Deutschkenntnisse sind Voraussetzung, Englisch wird in größeren Unternehmen und internationalen Firmen fast immer verlangt. Sicherer Umgang mit Telefonanlage, E-Mail und Office-Programmen wird erwartet und meist im Betrieb eingearbeitet. Für Menschen nach einer Elternzeit oder mit Teilzeitwunsch ist der Beruf ein häufiger Wiedereinstieg.

Was der Beruf verlangt

Die Arbeit ist körperlich leicht, aber an den Platz gebunden: Der Empfang muss während der gesamten Öffnungszeit besetzt sein, Pausen sind nur mit Vertretung möglich. Arbeitszeiten liegen meist zwischen früh morgens und frühem Abend, oft in festen Früh- und Spätschichten. In Bürogebäuden mit Rund-um-die-Uhr-Betrieb oder bei Sicherheitsdienstleistern kommen Wochenend- und Nachtdienste vor. Anstrengend ist vor allem die ständige Unterbrechung: Telefon, Besucher und Lieferungen kommen gleichzeitig, und jede Person erwartet sofortige Aufmerksamkeit. Freundlichkeit wird auch dann verlangt, wenn Besucher ungeduldig oder unhöflich sind. An ruhigen Tagen kann die Tätigkeit eintönig werden. Viele Stellen werden nicht vom Unternehmen selbst, sondern über Facility-Management- oder Sicherheitsfirmen besetzt, was oft niedrigere Bezahlung und weniger Bindung an den Einsatzort bedeutet.

Aussichten

Stellen gibt es in allen Regionen, besonders in Städten mit vielen Unternehmenssitzen. Die Nachfrage ist stabil, doch die Konkurrenz ist groß, weil der Einstieg ohne spezielle Ausbildung möglich ist. Digitale Besucheranmeldung, Self-Service-Terminals und zentrale Telefonzentralen ersetzen in manchen Häusern einfache Empfangstätigkeiten, gleichzeitig werden repräsentative Empfänge in Konzernen und Kanzleien weiter mit Personal besetzt. Entwicklungsmöglichkeiten bestehen in Richtung Teamleitung Empfang, Office Management, Assistenz der Geschäftsführung oder Front-Office-Leitung im Facility Management. Eine Weiterbildung zur geprüften Büro- und Projektorganisation oder zum Fachwirt im Büro- und Projektmanagement erleichtert diesen Schritt.

Aufgaben

• Besucher begrüßen, anmelden und Besucherausweise ausstellen
• Anrufe annehmen, weiterverbinden und Nachrichten notieren
• Post, Pakete und Kurierlieferungen annehmen und verteilen
• Besprechungsräume buchen und für Meetings vorbereiten
• Taxis, Hotels und Dienstreisen für Mitarbeitende buchen
• Zugangskarten und Schlüssel ausgeben und verwalten
• Handwerker, Reinigung und Lieferanten koordinieren
• Anfragen per E-Mail beantworten und einfache Büroarbeiten erledigen

Voraussetzungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung im Kundenkontakt, etwa aus Hotel, Handel oder Callcenter
• Sehr gute Deutschkenntnisse und in den meisten größeren Unternehmen gutes Englisch
• Sicherer Umgang mit Telefonanlage, E-Mail und Office-Programmen
• Gepflegtes Auftreten und Freundlichkeit auch unter Zeitdruck
• Fähigkeit, mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen, ohne den Überblick zu verlieren
• Bereitschaft zu festen Schichten und Präsenzarbeit ohne Homeoffice

Der Weg in den Beruf

Eine eigene Ausbildung für den Empfang gibt es nicht. Üblich ist eine dreijährige duale Ausbildung zum Kaufmann oder zur Kauffrau für Büromanagement oder im Hotelfach mit IHK-Abschluss. Quereinsteiger mit Erfahrung im Kundenkontakt werden häufig nach einer Einarbeitung von einigen Wochen eingestellt.

Wo man arbeitet

• Unternehmenszentralen und Bürogebäude
• Anwalts- und Steuerkanzleien
• Behörden und öffentliche Verwaltung
• Facility-Management- und Sicherheitsdienstleister
• Hotels und Tagungszentren
• Kliniken, Arztpraxen und Verbände