Kaufmann für Büromanagement

Das Berufsbild

Was macht ein Kaufmann für Büromanagement?

Kaufleute für Büromanagement halten die Verwaltung am Laufen. Sie nehmen Anrufe entgegen, beantworten E-Mails, sortieren die Eingangspost und leiten Anliegen an die zuständige Stelle weiter. Sie koordinieren Termine, bereiten Besprechungen vor, schreiben Protokolle und pflegen Akten, digital wie auf Papier. Dazu kommen kaufmännische Aufgaben: Angebote und Rechnungen erstellen, Zahlungseingänge prüfen, Material und Büroartikel bestellen, Belege für die Buchhaltung vorbereiten. Je nach Betrieb liegt der Schwerpunkt anders. In Bildungseinrichtungen und sozialen Trägern gehören etwa die Verwaltung von Kursanmeldungen, die Abrechnung mit Kostenträgern, die Pflege von Teilnehmer- oder Klientendaten und die Unterstützung bei Förderanträgen dazu. In der Personalabteilung führen sie Personalakten, erfassen Arbeitszeiten und Urlaubstage oder bereiten Unterlagen für die Lohnabrechnung vor. Gearbeitet wird fast ausschließlich am Bildschirm mit Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und branchenspezifischer Software.

Wie wird man Kaufmann für Büromanagement?

Der übliche Weg ist eine duale Ausbildung von drei Jahren in Betrieb und Berufsschule. Gesetzlich ist kein bestimmter Schulabschluss vorgeschrieben, die meisten Betriebe erwarten aber einen mittleren Schulabschluss, viele Auszubildende haben Abitur. Während der Ausbildung werden zwei Wahlqualifikationen festgelegt, etwa Personalwirtschaft, Assistenz und Sekretariat, kaufmännische Steuerung oder öffentliche Verwaltung. Bei guten Leistungen ist eine Verkürzung auf zwei oder zweieinhalb Jahre möglich. Die Abschlussprüfung findet in zwei Teilen vor der IHK oder, im öffentlichen Dienst, vor der zuständigen Stelle statt. Ein Quereinstieg gelingt Menschen mit Berufserfahrung im Büro häufig auch ohne Abschluss, eine Externenprüfung oder eine Umschulung über die Agentur für Arbeit führt nachträglich zum anerkannten Berufsabschluss.

Was der Beruf verlangt

Die Arbeit ist körperlich leicht, aber geprägt von langem Sitzen am Bildschirm, was auf Dauer Rücken und Augen belastet. Viele Aufgaben wiederholen sich, gleichzeitig wird ständig unterbrochen: Das Telefon klingelt, Kolleginnen haben Fragen, Besucher stehen an der Tür. Wer sich dabei nicht aus dem Konzept bringen lässt und trotzdem Fristen und Zahlen im Blick behält, ist im Vorteil. In sozialen Einrichtungen haben Verwaltungskräfte oft Kontakt zu Menschen in schwierigen Lebenslagen, was Geduld und einen freundlichen, aber bestimmten Ton erfordert. Die Arbeitszeiten sind meist regelmäßig und tagsüber, Teilzeit ist verbreitet. Zu Monats- und Jahresabschlüssen oder vor Abgabefristen von Anträgen kann es eng werden. Die Bezahlung liegt im unteren bis mittleren Bereich kaufmännischer Berufe, gerade in kleinen Betrieben ohne Tarifbindung.

Aussichten

Der Beruf gehört seit Jahren zu den am häufigsten gewählten Ausbildungsberufen, entsprechend groß ist die Konkurrenz um attraktive Stellen. Gleichzeitig suchen Betriebe aller Branchen Verwaltungskräfte, weil kaum ein Unternehmen, eine Schule oder ein Verband ohne sie auskommt. Die Digitalisierung verändert das Berufsbild: Einfache Ablage- und Erfassungsarbeiten fallen weg, gefragt sind Kenntnisse in Software, Datenschutz und Prozessorganisation. Wer sich weiterbildet, etwa zum Fachwirt für Büro- und Projektorganisation, zum Personalfachkaufmann, zum Bilanzbuchhalter oder zum Betriebswirt, kann Sachbearbeitungs- und Leitungsaufgaben übernehmen. Auch ein berufsbegleitendes Studium der Betriebswirtschaft oder des Sozialmanagements ist möglich.

Aufgaben

• Telefonate und E-Mails bearbeiten und an die zuständigen Stellen weiterleiten
• Termine koordinieren und Besprechungen vorbereiten und protokollieren
• Angebote, Rechnungen und Mahnungen erstellen
• Belege für die Buchhaltung vorbereiten und Zahlungseingänge prüfen
• Personalakten führen und Urlaubs- sowie Arbeitszeiten erfassen
• Büromaterial bestellen und Lieferungen kontrollieren
• Teilnehmer-, Kunden- oder Klientendaten in der Software pflegen
• Abrechnungen mit Kostenträgern und Förderanträge vorbereiten

Voraussetzungen

• In der Regel mittlerer Schulabschluss oder Abitur
• Sicherer Umgang mit Rechtschreibung und Grammatik
• Gute Kenntnisse in Textverarbeitung und Tabellenkalkulation
• Sorgfalt und Verständnis für Zahlen
• Organisationsgeschick und Belastbarkeit bei häufigen Unterbrechungen
• Freundliches Auftreten am Telefon und im Kundenkontakt
• Verschwiegenheit im Umgang mit Personal- und Klientendaten

Der Weg in den Beruf

Üblich ist eine dreijährige duale Ausbildung in Betrieb und Berufsschule, die mit der Prüfung vor der IHK oder der zuständigen Stelle im öffentlichen Dienst endet. Bei guten Leistungen kann die Ausbildung auf zwei bis zweieinhalb Jahre verkürzt werden. Erwachsene können den Abschluss auch über eine Umschulung oder eine Externenprüfung erwerben.

Wo man arbeitet

• Büros von Unternehmen aller Branchen
• Schulen, Hochschulen und Bildungsträger
• Wohlfahrtsverbände und soziale Einrichtungen
• Öffentliche Verwaltung und Behörden
• Arztpraxen, Kanzleien und Handwerksbetriebe