Kaufleute Büromanagement

Das Berufsbild

Was macht ein Kaufmann oder eine Kauffrau für Büromanagement?

Im Kern halten Kaufleute für Büromanagement den Verwaltungsbetrieb am Laufen. Sie nehmen Anrufe entgegen, beantworten E-Mails, schreiben Briefe und Protokolle, planen Termine und Dienstreisen und bereiten Besprechungen vor. Dazu kommen kaufmännische Aufgaben: Angebote einholen, Büromaterial bestellen, Rechnungen prüfen und buchen, Zahlungseingänge kontrollieren und Mahnungen schreiben. In vielen Betrieben pflegen sie Personalakten, erfassen Arbeitszeiten und Urlaubstage oder bereiten Unterlagen für die Lohnabrechnung vor. Welche Schwerpunkte überwiegen, hängt vom Arbeitgeber ab. In einer Schule oder bei einem Bildungsträger geht es oft um Anmeldungen, Teilnehmerlisten, Zeugnisse und Fördermittelanträge, in einem Pflegedienst oder einer Beratungsstelle um Abrechnungen mit Kostenträgern und den Kontakt zu Klientinnen und Angehörigen. Gearbeitet wird fast ausschließlich am Bildschirm mit Office-Programmen und branchenspezifischer Software.

Wie wird man Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement?

Der übliche Weg ist eine duale Ausbildung von drei Jahren im Betrieb und an der Berufsschule, die mit der Prüfung vor der IHK endet, im öffentlichen Dienst teils vor der zuständigen Stelle der Verwaltung. Die Abschlussprüfung ist gestreckt: Ein erster Teil findet etwa zur Mitte der Ausbildung statt. Während der Ausbildung werden zwei Wahlqualifikationen gewählt, etwa Personalwirtschaft, Assistenz und Sekretariat, kaufmännische Steuerung oder öffentliche Verwaltung. Formal ist kein bestimmter Schulabschluss vorgeschrieben, die meisten Betriebe erwarten aber mindestens einen mittleren Abschluss, viele Auszubildende haben Abitur. Mit guten Leistungen oder höherem Schulabschluss lässt sich die Ausbildung verkürzen. Für Erwachsene gibt es Umschulungen, häufig gefördert von der Arbeitsagentur, die meist rund zwei Jahre dauern. Auch eine Externenprüfung nach längerer Berufspraxis im Büro ist möglich.

Was der Beruf verlangt

Die Arbeit ist überwiegend sitzend und bildschirmlastig, was auf Dauer Rücken und Augen belastet. Ständige Unterbrechungen durch Telefon, Kolleginnen und Besucher machen konzentriertes Arbeiten schwer, gleichzeitig muss vieles fehlerfrei und fristgerecht erledigt werden. Ein Teil der Tätigkeiten ist Routine und kann eintönig wirken. Am Empfang oder im Kontakt mit Kunden und Klienten kommt Umgang mit ungeduldigen oder belasteten Menschen hinzu. Die Arbeitszeiten sind meist regelmäßig und liegen tagsüber, Schichtdienst ist selten. Teilzeit ist in diesem Beruf verbreitet und gut zu bekommen, was ihn für den Wiedereinstieg nach einer Elternzeit interessant macht. Die Bezahlung liegt im mittleren Bereich kaufmännischer Berufe, ohne Weiterbildung steigt sie nur langsam.

Aussichten

Büro- und Verwaltungskräfte werden in nahezu jeder Branche gebraucht, die Zahl der Stellen ist hoch. Allerdings gibt es auch viele Bewerberinnen und Bewerber, und einfache Tätigkeiten wie Dateneingabe oder Ablage werden zunehmend von Software übernommen. Gefragt sind deshalb Fachkräfte, die mit digitalen Werkzeugen sicher umgehen und sich in einen Bereich wie Buchhaltung, Personal oder Projektorganisation einarbeiten. Im öffentlichen Dienst und in sozialen Einrichtungen ist die Nachfrage stabil. Aufstiegsmöglichkeiten bieten Weiterbildungen zum Fachwirt für Büro- und Projektorganisation, zum Wirtschaftsfachwirt, Personalfachkaufmann oder Bilanzbuchhalter. Danach sind Positionen als Teamleitung, Assistenz der Geschäftsführung oder Sachbearbeitung mit Fachverantwortung erreichbar, mit Hochschulzugangsberechtigung auch ein Studium der Betriebswirtschaft.

Aufgaben

• E-Mails, Post und Telefonanrufe bearbeiten und weiterleiten
• Termine, Besprechungen und Dienstreisen planen und organisieren
• Briefe, Protokolle und Präsentationen erstellen
• Rechnungen prüfen, buchen und Zahlungseingänge überwachen
• Angebote einholen und Büromaterial bestellen
• Personalakten pflegen und Arbeitszeiten erfassen
• Akten und Dokumente digital und auf Papier ablegen
• Kunden, Teilnehmende oder Klienten am Empfang und telefonisch beraten

Voraussetzungen

• In der Regel mittlerer Schulabschluss oder Abitur
• Sichere Rechtschreibung und Ausdrucksweise im Deutschen
• Gute Kenntnisse in Office-Programmen, vor allem Textverarbeitung und Tabellenkalkulation
• Sorgfalt, Ordnungssinn und Zuverlässigkeit bei Fristen
• Freundlicher Umgang mit Menschen am Telefon und am Empfang
• Grundverständnis für Zahlen und kaufmännische Abläufe

Der Weg in den Beruf

Üblich ist eine dreijährige duale Ausbildung in Betrieb und Berufsschule mit Abschlussprüfung vor der IHK oder der zuständigen Stelle im öffentlichen Dienst. Mit Abitur oder guten Leistungen kann sie auf zweieinhalb oder zwei Jahre verkürzt werden. Erwachsene erreichen den Abschluss auch über eine meist zweijährige Umschulung oder eine Externenprüfung.

Wo man arbeitet

• Unternehmen aller Branchen
• Behörden und öffentliche Verwaltung
• Schulen, Hochschulen und Bildungsträger
• Soziale Einrichtungen, Wohlfahrtsverbände und Pflegedienste
• Arztpraxen, Kanzleien und Verbände