Personalabteilung

Das Berufsbild

Was macht man in der Personalabteilung?

Die Personalabteilung verwaltet alles, was mit den Beschäftigten eines Unternehmens zu tun hat. Personalsachbearbeiterinnen und Personalsachbearbeiter legen Personalakten an, schreiben Arbeitsverträge, Änderungsverträge und Zeugnisse, erfassen Krankmeldungen, Urlaub und Überstunden und melden neue Beschäftigte bei Krankenkasse und Rentenversicherung an. Ein großer Teil der Arbeit ist die Entgeltabrechnung: Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge, Zuschläge und Pfändungen müssen jeden Monat korrekt berechnet werden. Personalreferentinnen und Personalreferenten übernehmen darüber hinaus beratende Aufgaben. Sie schreiben Stellen aus, sichten Bewerbungen, führen Vorstellungsgespräche, begleiten Abmahnungen und Kündigungen, verhandeln mit dem Betriebsrat und planen Weiterbildungen. Gearbeitet wird fast ausschließlich am Schreibtisch, mit Personalsoftware wie SAP HCM, DATEV oder Personio, am Telefon und in Gesprächen.

Wie wird man Personalfachkraft?

Der häufigste Einstieg führt über eine kaufmännische Ausbildung, etwa als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement oder als Industriekaufmann, mit anschließender Spezialisierung im Personalwesen. Die Weiterbildung zum Personalfachkaufmann oder zur Personalfachkauffrau vor der IHK ist in diesem Bereich weit verbreitet und Voraussetzung für viele Referentenstellen. Für Stellen als Personalreferent wird häufig ein Studium verlangt, etwa Betriebswirtschaft mit Schwerpunkt Personal, Wirtschaftspsychologie oder Wirtschaftsrecht. Quereinsteiger aus der Buchhaltung, der Steuerberatung oder dem Büro kommen oft über die Entgeltabrechnung in die Abteilung, ergänzt durch einen Lehrgang zur Fachkraft Lohn und Gehalt.

Was der Beruf verlangt

Die Arbeit verlangt Genauigkeit und Verschwiegenheit. Gehälter, Krankheiten, Konflikte und Kündigungen sind vertrauliche Informationen, und Fehler in der Abrechnung treffen Menschen direkt im Geldbeutel. Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsrecht ändern sich regelmäßig, wer hier arbeitet, muss sich laufend einlesen. Zum Monatsende und zum Jahreswechsel entsteht Termindruck, weil Abrechnungen und Meldungen pünktlich raus müssen. Die Arbeitszeiten sind sonst meist regelmäßig, Homeoffice ist in vielen Betrieben möglich. Belastend kann die Rolle zwischen den Stühlen sein: Die Personalabteilung setzt Entscheidungen der Geschäftsführung um, auch unbeliebte wie Kündigungen oder Stellenabbau, und muss sie gegenüber Beschäftigten und Betriebsrat vertreten. Wer Konflikten ausweicht oder sich Dinge schnell persönlich zu Herzen nimmt, tut sich schwer.

Aussichten

Personalabteilungen gibt es in fast jedem mittleren und großen Betrieb sowie in Behörden, die Nachfrage ist stabil. Fachkräfte für Entgeltabrechnung werden besonders gesucht, weil die Tätigkeit anspruchsvoll ist und wenige sie gelernt haben. Gleichzeitig automatisiert Software viele Verwaltungsschritte, einfache Sachbearbeitung wird dadurch weniger, Beratung und Personalgewinnung gewinnen an Gewicht. Aufstiegswege führen von der Sachbearbeitung zur Referentenstelle, weiter zur Teamleitung oder Personalleitung. Spezialisierungen sind in Recruiting, Personalentwicklung, Arbeitsrecht oder Entgeltabrechnung möglich, letztere auch selbstständig oder bei Lohnbüros und Steuerberatungen.

Aufgaben

• Arbeitsverträge, Bescheinigungen und Arbeitszeugnisse erstellen
• monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnungen durchführen
• Beschäftigte bei Krankenkasse und Rentenversicherung an- und abmelden
• Urlaub, Krankheitstage und Arbeitszeiten erfassen und prüfen
• Stellenanzeigen schalten, Bewerbungen sichten und Vorstellungsgespräche führen
• Führungskräfte in arbeitsrechtlichen Fragen beraten
• mit dem Betriebsrat über Einstellungen, Versetzungen und Kündigungen abstimmen
• Personalakten führen und Personaldaten in der Software pflegen

Voraussetzungen

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium mit Personalbezug
• für Referentenstellen oft Weiterbildung zum Personalfachkaufmann oder Studium
• Grundkenntnisse in Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsrecht
• sicherer Umgang mit Tabellenkalkulation und Personalsoftware
• Verschwiegenheit und sorgfältige Arbeitsweise
• Gesprächsführung auch in Konfliktsituationen

Der Weg in den Beruf

Üblich ist eine dreijährige kaufmännische Ausbildung mit anschließender Spezialisierung, häufig ergänzt durch die IHK-Weiterbildung zum Personalfachkaufmann, die berufsbegleitend etwa ein bis zwei Jahre dauert. Alternativ führt ein Bachelorstudium in Betriebswirtschaft, Wirtschaftspsychologie oder Wirtschaftsrecht mit Personalschwerpunkt nach drei bis dreieinhalb Jahren direkt auf Referentenstellen.

Wo man arbeitet

• Industrie- und Handelsunternehmen
• Behörden und öffentliche Verwaltung
• Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen
• Personaldienstleister und Zeitarbeitsfirmen
• Steuerberatungskanzleien und Lohnbüros
• Beratungsunternehmen